Adviestrajecten in coronatijd: hoe gaat dat?

Adviestrajecten in coronatijd: hoe gaat dat?

‘Vroeger’, voor de coronapandemie, bezochten de adviseurs van Kader hun opdrachtgevers fysiek. In een gemiddelde week doorkruisten onze adviseurs vaak heel Nederland. Om het coronavirus te bestrijden roept de overheid op zoveel mogelijk thuis te werken. Hoe gaat dat in een adviestraject dat voorheen op locatie plaatsvond? Rick Santbergen, Business Unit Manager Managementsystemen & Certificatie, licht het toe in dit interview aan de hand van ons stappenplan (te zien onderaan dit interview).

Wat is er veranderd in de dienstverlening van Managementsystemen & Certificatie sinds in maart werd opgeroepen thuis te werken?

“We moesten snel omschakelen toen de maatregelen werden aangekondigd. We hebben binnen Kader een crisisteam dat de situatie nauwlettend in de gaten houdt en beleid maakt voor onze medewerkers en cursisten. Het thuiswerken kwam niet helemaal uit de lucht vallen, maar vroeg toch om wat improvisatietalent. Hoe vang je bijvoorbeeld een interne audit op? Of hoe doe je een nulmeting bij een nieuwe opdrachtgever die je sowieso nog goed moet leren kennen? Iedereen was zoekende. Inmiddels hebben we er maanden ervaring in en gaat het net zo goed als ‘vroeger’ in levenden lijve.”

Vertel, hoe doe je zo’n nulmeting tegenwoordig?

“De kennismaking die je normaal met een kop koffie bij de opdrachtgever deed, vindt nu met een kop koffie uit eigen keuken doorgang. We delen vooraf agendapunten waarin beschreven staat welke documenten de opdrachtgever paraat moet hebben. Als men dat prettig vindt, kunnen we ook vooraf digitaal toegang krijgen en er vast doorheen lopen. Een alternatief is de documenten tijdens het videobellen samen door te nemen.

Wat wel aanzienlijk veranderd is, is dat we voorheen na een nulmeting een korte stand van zaken gaven, dan het plan van aanpak uitwerkten op kantoor en dat verstuurden naar de opdrachtgever. Door het videobellen en thuiswerken kan dat nu veel efficiënter en lopen we er samen met de opdrachtgever doorheen.”

Na de nulmeting volgt het opzetten en implementeren van het managementsysteem. Hoe doe je dat op afstand?

“Veel zaken zijn gelukkig hetzelfde gebleven, met als enige verandering de locatie. Voorheen zat je fysiek samen, nu zit iedereen in zijn eigen huis. Een dag bestaat meestal uit meerdere beeldbelsessies waarin je zaken afstemt of brainstormt, afgewisseld met momenten om zelfstandig beleidsstukken of procedures te schrijven en of controleren. Hierbij vinden we het belangrijk om aan het begin en einde van de dag met de opdrachtgever de stand van zaken en bevindingen door te spreken. Het aan dezelfde documenten kunnen werken in een gedeelde online omgeving is hierbij nog belangrijker geworden. Onze adviseurs zijn hier handig in geworden en gebruiken Sharepoint, Onedrive for Business, G-Suite en Confluence Atlassian door elkaar, net waar de situatie en opdrachtgever om vragen.

En die interne audit, hoe gaat dat?

“Een interne audit kan afhankelijk van de organisatiegrootte en het aantal betrokken processen een halve dag tot meerdere dagen duren. Dat leek ons aan het begin van het coronatijdperk erg lastig om volledig online te moeten doen. In de praktijk blijkt dat het steeds makkelijker wordt. Onze adviseurs zijn inmiddels bedreven in verschillende beeldbeloplossingen en volgen de wensen en behoeften van de opdrachtgever. Voor de verschillende audits maak je verbinding met de betrokken auditees. In sommige gevallen ben je online zelfs iets efficiënter, iets dat we ook merken bij de externe audits. We horen van opdrachtgevers dat zij blij zijn met onze flexibiliteit, de resultaten die we met de interne audits behalen zijn hetzelfde als voor corona.”

Vervolgens kom je bij de directiebeoordeling. Hoe gaat dat nu in zijn werk?

“Voordat we de beoordeling starten, verzamelen we met de betrokken personen binnen de organisatie (KAM-coördinator, P&O, security officer, operationeel manager) alle gegevens en analyseren deze, op afstand natuurlijk. Hoeveel klachten heeft de organisatie het afgelopen jaar gehad, waar gingen ze over? Wat zijn de signalen van klanttevredenheid? Hoe verliepen de in- en externe audits? Wat is de status van alle actiepunten ter verbetering? Deze analyse gieten we vervolgens in een rapport of een presentatie.

De uitgewerkte analyses bespreken we met het management/directie in een beeldbelsessie. Een goede evaluatie van de prestaties van de organisatie en het managementsysteem volgt. Daarna stellen we het jaarplan op: waar ligt voor het komende jaar de focus, of wat wil de organisatie verbeteren? De resultaten van deze bespreking en het jaarplan leggen we vast in het digitale managementsysteem van de opdrachtgever. Lang verhaal kort: het proces is hetzelfde, alleen vinden de overlegmomenten per videobellen plaats.”

Dan volgt het cruciale moment: de externe audit. Hoe betrek je een certificerende instelling in een online certificeringstraject?

“In het begin was het voor alle betrokkenen zoeken hoe we dit goed in konden vullen. We vonden daar samen met de auditoren en instellingen gelukkig snel een weg in. Zo begeleidden we al kort na het ingaan van de maatregelen opdrachtgever King Nederland bij een pre-corona geplande audit voor ISO 9001 en ISO 14001. Ik heb zelf op afstand een ISO 27001 certificaat mogen uitreiken aan onze opdrachtgever Forque!

Voorafgaand aan de audit nemen we contact op met de auditor en bespreken we het auditplan en de gewenste beeldbeltechnieken. Als een techniek nieuw is voor de klant en of auditor, zetten we een korte test op een aantal dagen voor de daadwerkelijke audit. Zo weten we zeker dat de audit soepel gaat verlopen. Onze adviseur begeleidt de gehele audit: hij zorgt ervoor dat de juiste auditees digitaal aanschuiven op het juiste moment. Als auditees minder bekend zijn met het delen van managementsysteem, kan de adviseur hierin ondersteunen. Aan het einde van de audit schuift de directie weer aan voor de evaluatie.”

Het begeleiden op afstand is ontstaan vanuit noodzaak. Zijn er ook voordelen?

“Waar we voorheen één opdrachtgever per dag bezochten, zien we dat we nu meerdere opdrachtgevers op een dag kunnen ondersteunen en daarbij flexibeler zijn geworden. Is een medewerker bij de opdrachtgever vandaag bijvoorbeeld niet beschikbaar, maar zijn collega wel? Dan verdelen we de afspraak over kleine delen in meerdere dagen. Ik verwacht dat in de toekomst een deel van de afspraken op locatie zal plaatsvinden en deel op afstand. Reistijd, zeker voor korte afspraken, is niet meer noodzakelijk. Zeker wanneer we op termijn weer meer op locatie mogen werken, kunnen we per afspraak een goede afweging maken tussen tijdwinst door op afstand te werken of noodzaak om juist wel te reizen. Door het uitblijven van reistijd merk ik, zowel bij adviseurs als mijzelf, dat we vaak net even wat langer doorwerken voor onze opdrachtgevers”.

Stappenplan naar certificering

Offerte aanvragen
  1. Start: Nulmeting
  2. Managementsysteem
  3. Interne audit
  4. Onderhoud
  5. Begeleiding certificering
  6. Directiebeoordeling
Benieuwd wat onze mogelijkheden zijn voor uw organisatie? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op!
contact

Bel mij
Vul hier uw gegevens in en wij nemen telefonisch contact met u op.
  • Kader gaat zorgvuldig om met de verwerking van uw gegevens. Lees onze privacyverklaring