Uitdaging voor kwaliteitsmanagers

Kwaliteit Blog 03/01/2018
Uitdaging voor kwaliteitsmanagers

Kwaliteitsmanagement vraagt veel van kwaliteitsmanagers. De inhoud van de functie verandert voortdurend, normen wijzigen en risicomanagement wordt steeds belangrijker. Dit betekent dat het tijd is voor verandering in rol en communicatiestijl van kwaliteitsmanagers.

Goede communicatie is essentieel

In de praktijk kom ik geregeld situaties tegen waar kwaliteitsmanagement in de ogen van de kwaliteitsmanager onvoldoende aandacht krijgt van de directie en medewerkers. Kwaliteitsmanagers hebben daarom het gevoel niet begrepen te worden en vinden het lastig de eisen van de norm te vertalen naar de dagelijkse praktijk van de organisatie. Het centraal stellen van de organisatie en een goede communicatie is hier van essentieel belang. Ik zie helaas nog te vaak dat dit weinig of onvoldoende gebeurt. Er is een groot verschil tussen het doen van het puur noodzakelijke om te voldoen aan de norm of het daadwerkelijk zien én benutten van de voordelen die de norm de organisatie oplevert.

Zelf gegenereerd inzicht creëert betrokkenheid

Om draagvlak te krijgen moet je als kwaliteitsmanager de organisatie in gaan om de vinger op de zere plek te leggen. Dit vraagt om een kritische blik, goede managementvaardigheden en een meer coachende rol. Door het stellen van de juiste inhoudelijke vragen komen stakeholders tot een zelf gegenereerd inzicht. Dit is een goede manier om de betrokkenheid te verhogen. Vervolgens is het van groot belang dat je een goede koppeling maakt tussen je bevindingen en werkelijke kansen en bedreigingen van de organisatie. Beide vaardigheden zijn belangrijk voor het creëren van draagvlak.

Tenminste één ISO-loze dag per week

De ISO norm wordt vaak iets te serieus genomen. Mijn advies is om vooral naar de verwachtingen van het management te kijken en wat voor je eigen organisatie relevant is. Als je fulltime kwaliteitsmanager bent, dan zou je eigenlijk iedere week tenminste één dag bezig moeten zijn met het sparren met verantwoordelijke managers om dicht bij de praktijk te blijven. Laat de ISO norm dan ook vooral in de la liggen.

Van gedocumenteerde procedures naar procesbeheersing

Met de komst van de ISO 9001:2015 is de verplichting om gedocumenteerde procedures te hebben komen te vervallen. Als organisatie moet je echter wel kunnen aantonen dat je de processen beheerst. Daarom is het belangrijk dat management en medewerkers goed inzicht hebben in de risico’s binnen deze processen. Ook dient het management inzicht te hebben in de context van de organisatie en in alle eisen die worden gesteld door de verschillende belanghebbenden. Dit gaat veel verder dan klanttevredenheid en een goede relatie met toeleveranciers, zoals bij de oude ISO 9001 het geval was.

HLS is eyeopener voor nieuwe invulling rol

De ISO 9001:2015 is gebaseerd op de High Level Structure (HLS), evenals de ISO 14001:2015. De focus ligt bij deze nieuwe ISO normen op risicomanagement, compliance management en op procesbeheersing. Daar liggen mooie kansen om een nieuwe invulling te geven aan je rol als kwaliteitsmanager. De komst van de HLS is wat mij betreft een mooie eyeopener en extra stimulans om hier samen met het management mee aan de slag te gaan.

Ik merk dat veel organisaties opzien tegen te transitie naar ISO 9001:2015. Dat is niet nodig. Het is natuurlijk niet zo dat organisaties ineens heel anders moeten gaan werken als gevolg van de nieuwe ISO 9001:2015. De wereld van de organisatie verandert niet ineens. Wel kun je zelf hét verschil maken door het management te ondersteunen bij het verkrijgen van inzicht in de context van de organisatie, de eisen van belanghebbenden en de risico’s in de processen.

Organisaties die ISO 14001:2004 gecertificeerd zijn, hebben minder moeite met de transitie. De eisen met betrekking tot het in beeld brengen van de belanghebbenden (waaronder de wetgever) en risicomanagement (milieuaspectenregister) waren in de oude 14001 al opgenomen. Dit is ook bij andere normen zoals ISO 13485 (medische hulpmiddelen richtlijn), ISO 22000 (voedselveiligheid) en ISO 27001 (informatiebeveiliging) het geval. Het is jammer dat ISO 9001:2015 niet vereist dat de organisatie nadenkt over de manier waarop risico’s in kaart worden gebracht.

Risicomanagement

Risicomanagement is en blijft voor veel kwaliteitsmanagers een lastig onderwerp. Het ontbreekt veel kwaliteitsmanagers aan kennis op dit gebied. De norm zou het een stuk vergemakkelijken als zij een methode zou vereisen of zelfs zou aanreiken om risico’s in kaart te brengen. Er zijn verschillende risicomodellen die gebruikt kunnen worden. Als het je hier aan kennis ontbreekt dan loop je hier natuurlijk op vast. Het is juist zo mooi als je in staat bent om de directie te helpen bij het in kaart brengen van de risico’s of, nog beter, bij het beheersen van risico’s. Dan groeit ook het draagvlak voor kwaliteitsmanagement.

Al met al ligt er een behoorlijke uitdaging. Je zult een nieuwe invulling moeten geven aan je rol als kwaliteitsmanager om maximaal voordeel uit kwaliteitsmanagement te halen. Dit vereist meer managementvaardigheden, kennis en vaardigheden op het gebied van risicomanagement en een coachende rol. Als je hiermee aan de slag gaat, dan leidt dit zeker tot succes voor de gehele organisatie!

Door Paul Brinker – Business Unit Manager

Meer weten? Neem contact met ons op!
Contact
Bel mij
Vul hier uw gegevens in en wij nemen telefonisch contact met u op.